Informace k datovým schránkám

Blíží se datum 1. listopadu 2009, kdy bude spuštěn úplný provoz datových schránek. Jedná se o systém, který umožní orgánům veřejné moci komunikovat navzájem pouze elektronicky. Rovněž korespondence těchto orgánů adresovaná právnickým osobám bude výhradně elektronická. Dokumenty zasílané pomocí tohoto systému budou mít platnost originálu.
Právnické osoby nemusí vůči orgánům veřejné moci tento kanál využívat, mohou nadále posílat korespondenci listinnou. Fyzické osoby se mohou dobrovolně do tohoto systému přihlásit.
Několik praktických rad:
• Datová schránka je povinně zřizována všem právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku, právnickým osobám zřizovaným zákonem a organizačním složkám zahraničních právnických osob zapsaným v obchodním rejstříku. Subjekty registrované pouze jako provozovny pro účely zákona o DPH nepatří mezi osoby, jimž je povinně zřizována datová schránka.
• Pokud jednatel (jednatelé) nebo členové statutárního orgánu vaší firmy do dnešního dne neobdrželi obálku s přístupovými údaji do datové schránky, doporučujeme kontaktovat infolinku datových stránek 270 005 200.
• V případě, že jednatel (jednatelé) či členové statutárního orgánu vaší společnosti jsou cizinci, kteří mají v obchodním rejstříku uvedenu adresu v zahraničí, doručí jim Česká pošta zásilku do vlastních rukou jen v případě, že to je dle pravidel pošty v daném státě možné. Tuto informaci naleznete v dokumentu České pošty.
• Jednatel (jednatelé) a členové statutárního orgánu mohou umožnit přístup do datové schránky administrátorovi či dalším osobám a stanovit rozsah jejich oprávnění. Tyto osoby obdrží své vlastní přístupové údaje.
• Pro přijímání pošty prostřednictvím datové schránky nepotřebujete vybavovat své oprávněné a pověřené osoby elektronickým podpisem.
• Datová zpráva je doručena v okamžiku, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má oprávnění k jejímu čtení. Pokud se do datové schránky žádná taková osoba nepřihlásí, bude zpráva považována za doručenou po uplynutí 10 dnů od jejího uložení do datové schránky. V případě řízení podle zákona o správě daní a poplatků proběhne fikce doručení po uplynutí 15 dnů, od 1. ledna 2010 bude tento termín sjednocen na 10 dnů.
• Pokud si datovou schránku do 1. listopadu 2009 sami neaktivujete, bude vám k tomuto datu aktivována ze zákona automaticky. Znamená to, že veškerá pošta od státních orgánů (např. finanční úřad, správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovna) vám bude doručována pouze do datové schránky a po 10 (resp. 15) dnech od uložení ve schránce bude považována za doručenou.
• Datové zprávy budou ve vaší schránce uchovány 90 dnů od přihlášení oprávněné nebo pověřené osoby do schránky. Poté budou ze schránky vymazány. Je proto nutné zvolit vhodný způsob trvalého uchovávání datových zpráv. 

Převzato z měsíčníku Finanční aktuality společnosti KPMG (celosvětová síť poradenských společností poskytujících služby v oblasti auditu, daní a poradenství).