Objednávky, faktury a webové stránky

Jaké údaje musejí podnikatelé v rámci povinné identifikace uvádět podle zákona na svých obchodních listinách? 

Objednávky, faktury, ale i obchodní dopisy patří do kategorie tzv. obchodních listin podnikatele. Obchodní zákoník pro ně stanoví přísnější kritéria z hlediska identifikace osoby, která je vystavila. Povinnosti stanovené zákonem se týkají všech podnikajících fyzických i právnických osob bez výjimky a také ostatních osob, pokud se povinně zapisují do obchodního rejstříku.
Přitom není v zásadě důležité, komu jsou tyto obchodní listiny adresovány, ani jestli byly vydány v papírové či jiné formě. Novela obchodního zákoníku, která nabude účinnosti v březnu letošního roku, navíc kromě jiného rozšiřuje povinnou identifikaci podnikatele také na internetové stránky, v rámci kterých zpřístupňuje veřejnosti informace o své činnosti.

OBCHODNÍ DOPISY BEZ DEFINICE.
Hned na začátku je ale nutné upozornit na určitá úskalí, která obchodní zákoník skrývá. Pojmy, jako například obchodní dopisy apod., popisuje poněkud neurčitě. Bližší definici pojmů používaných pro dokumenty podléhající přísnější právní úpravě v něm nenajdete.
Výkladovou pomoc bohužel nenalezneme ani v evropské předloze tohoto ustanovení, tzv. první směrnici Rady. Upravuje právo společností, a to konkrétně ochranná opatření na ochranu zájmů společníků a třetích osob. Její transpozice do vnitrostátního práva byla pro členské státy závazná jako minimum právní ochrany těchto osob, co se týče zveřejňování údajů o stanovených formách společností. Byť se tyto požadavky stanovené evropským právem výslovně týkají pouze společnosti s ručením omezeným a společnosti akciové, náš zákonodárce je vztáhl na všechny podnikatele bez rozdílu, a to tedy jak na všechny obchodní společnosti, tak i na podnikající fyzické osoby.
Nelze tedy vyloučit, že pod označení, s nimiž zákon operuje, mohou být řazeny i dokumenty, které se svým obsahem např. obchodním dopisům blíží, aniž by je jejich původce takto označoval nebo je za ně považoval.
Z praktického hlediska tedy lze jen doporučit, aby podnikatel při určování, zdali se jedná v konkrétním případě o obchodní listinu či nikoliv, přihlížel zejména k jejímu obsahu (tj. týká-li se obchodního styku) a uvážil, zda je možné zařadit posuzovaný dokument mezi dokumenty zákonem vyjmenovaného typu. Bez ohledu na to, jak posuzovaný dokument v praxi nazývá.
V případě pochybností lze doporučit spornou listinu zákonnými údaji o podnikateli opatřit.

OD BŘEZNA INTERNETOVÉ STRÁNKY. 
Od března, kdy nabude účinnosti novela obchodního zákoníku, dojde k rozšíření povinné identifikace podnikatele i na smlouvy, které uzavírá, což platí i na jeho internetové stránky. Podnikatel tedy bude muset uvádět požadované identifikační údaje nejen na dokumentech, které sám vystavuje a ovlivňuje tak jejich obsah, ale i na smlouvách, které uzavírá při své podnikatelské činnosti s třetími osobami, ať už jsou jimi podnikatelé či nikoliv. Jak již bylo zmíněno, rozšíření této povinnosti plně dopadá rovněž na internetové stránky podnikatele, které nejsou v dnešní době díky technickému pokroku ničím neobvyklým. V praxi většinou podnikatel prostřednictvím internetových stránek buď přímo podniká (například tzv. maloobchod provozovaný mimo běžnou provozovnu), nebo je používá pouze k propagaci své činnosti, k diskusím o svých produktech či např. k informacím o pracovních nabídkách. Typickými příklady těchto podnikatelů mohou být jak přímo internetové obchody s různým zbožím, tak cestovní a realitní kanceláře či soukromé školy.

POVINNÁ PUBLICITA. 
Co se týče povinného obsahu obchodních listin, zákon ukládá každému podnikateli, aby na všech objednávkách, obchodních dopisech a fakturách uváděl údaje o své obchodní firmě nebo jménu či názvu, nemá-li obchodní firmu, dále o svém sídle nebo místu podnikání a identifikačním čísle. Novela zákona nyní přináší rozšíření výčtu dokumentů s povinnou identifikací ještě o smlouvy a již zmíněné podnikatelovy internetové stránky. Tímto jsou stanovena základní identifikační kritéria pro každého podnikatele, ať už je osobou fyzickou (živnostník, znalec, zemědělec, autorizovaný architekt apod.) či osobou právnickou (v praxi asi nejčastěji obchodní společnost či družstvo).
Navíc pro podnikatele zapsané v obchodním rejstříku je stanovena rovněž povinnost uvádět na obchodních listinách údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky. V případě, kdy podnikatel není zapsán v obchodním rejstříku, ale je povinně veden v jiné zákonem upravené evidenci (např. živnostenském rejstříku, seznamu znalců apod.), musí na obchodních listinách uvádět též údaj o zápisu do takové evidence. Pokud podnikatel, např. obchodní společnost, uvádí na obchodních listinách rovněž údaj o výši svého základního kapitálu, může tak činit pouze tehdy, jestliže byl zcela splacen.
Co tedy vyžaduje zákon? Obchodní společnost musí uvést například údaj, jak je firma zapsána v obchodním rejstříku, i identifikační číslo a adresu, kde je umístěno její sídlo. Podnikající fyzická osoba nezapsaná v obchodním rejstříku pak uvede jméno a příjmení, včetně dodatku nebo dalšího značení, pod kterým podniká, nebo místo podnikání (více viz níže).
Identifikačních údajů, které musí podnikatel na obchodních listinách uvádět, je tedy celá řada. Jejich řádnému a zejména úplnému vyplnění by měl jak samotný podnikatel, tak i jeho zástupci (prokurista apod.) a rovněž i zaměstnanci věnovat patřičnou pozornost. V praxi se používají při vydávání obchodních listin podnikatele např. různé druhy šablon, které vypuštění či zkreslení některých údajů o podnikateli vylučují.

UŽITEČNÉ KONTAKTY NAVÍC.
Uvedené identifikační údaje lze zahrnout do skupiny tzv. povinné publicity podnikatele na jeho listinách, která představuje pouze jejich minimální identifikační povinnost. Není tedy vyloučeno, aby podnikatelé na těchto listinách uváděli navíc rovněž další užitečné informace, které chtějí obchodním partnerům nebo širší veřejnosti sdělit, jako jsou kontaktní údaje (např. e-mail, telefon či fax), číslo bankovního účtu pro platby za služby, odkazy na své internetové stránky apod.
Uvedení řady těchto údajů se navíc jeví v praxi jako užitečné (kontakty, čísla účtů apod.), vždy s ohledem na druh podnikatelské činnosti dotyčného podnikatele. Všechny údaje samozřejmě musí být pravdivé, nesmí klamat a být zavádějící. Možnost účelového výběru údajů, které podnikatel na svých obchodních listinách uvádí, je v praxi velmi omezená, a to v podstatě jen na údaje, které podnikatel uvádí dobrovolně, tj. nad rámec stanovený zákonem (kontaktní údaje apod.).

ZAHRANIČNÍ PODNIKATEL. 
Zákon stanoví požadavky na identifikaci podnikatele na území České republiky bez ohledu na to, jestli se jedná o podnikatele tuzemského či zahraničního.
Důležitým kritériem je zde pouze prvek podnikání na našem území, tj. zejména fakt, že zahraniční osoba se jako podnikatel nechala zapsat do obchodního rejstříku nebo zřídila na našem území organizační složku svého podniku, která byla zapsána do obchodního rejstříku.
Pouze v takovém případě je, až na zákonem stanovené výjimky, zahraniční osoba oprávněna na našem území podnikat a podléhá tak zároveň s tím související identifikační povinnosti. Zahraniční podnikatel je tedy na všech obchodních listinách týkajících se jeho podniku nebo organizační složky tohoto podniku povinen uvádět stejné údaje jako tuzemský podnikatel. Připojí i údaj o zápisu podniku nebo jeho organizační složky do obchodního rejstříku, včetně spisové značky.

UNIJNÍ VÝJIMKY A ÚLEVY. 
Pokud se však jedná o podnikající fyzickou osobu, která je státním příslušníkem členského státu EU nebo jiného státu, který tvoří EHP, uvádí stejné údaje jako tuzemská osoba nezapsaná v obchodním rejstříku. Další výjimka platí pro podnikatele se sídlem nebo bydlištěm v zemi mimo EU, kdy tato osoba nemusí uvádět údaje o svém zápisu do obchodního nebo obdobného rejstříku (evidence podnikatelů), jestliže právo, kterým se tato osoba řídí, takový zápis neukládá.
Zmíněná novela zákona však velmi logicky navrhuje rozšířit možnost neuvádět z objektivních příčin (tj. kdy lokální právo zápis do takové evidence neukládá nebo neumožňuje) údaje o zápisu v evidenci podnikatelů rovněž i na osoby s bydlištěm nebo sídlem v rámci EU a EHP. V budoucnu by tedy měl zmizet poněkud paradoxní požadavek na podnikatele se sídlem nebo bydlištěm v EU povinně uvádět údaje o svém zápisu v evidenci, která nemusí v praxi v dotčeném členském státě vůbec existovat. Toto je však jediná úleva, kterou ve vztahu k požadované identifikaci zahraničních podnikatelů nová právní úprava přináší.

PENÁLE 50 TISÍC KORUN. 
Podnikatelé ani příslušné kontrolní orgány zatím úplnosti identifikace podnikatele na obchodních listinách, smlouvách či internetových stránkách nevěnují větší pozornost. Nicméně nedostatky v požadované identifikaci mohou mít v případě kontrolních zjištění příslušných orgánů pro podnikatele neblahé důsledky.
Porušování povinností kladených zákonem na identifikaci podnikatele na obchodních listinách (a od počátku března též smlouvách a internetových stránkách) podléhá v ČR sankci. Neuvedení zákonem požadované identifikace podnikatele (živnostníka, znalce, akciové společnosti apod.) na obchodních listinách je penalizováno jako přestupek na úseku podnikání a podléhá právní úpravě, obsažené v zákoně o přestupcích.
Přestupku se dopustí ten, kdo poruší povinnost uvádět na všech objednávkách, obchodních dopisech a fakturách zákonem požadované údaje. Novelou přestupkového zákona se tento výčet rozšiřuje v návaznosti na novelu zákona ještě o smlouvy a internetové stránky. Stejně tak je penalizováno rovněž totožné protiprávní jednání zahraničních osob a firem, resp. jejich poboček na našem území. Za porušení povinností kladených na identifikaci podnikatele zákonem může správní orgán uložit pokutu až 50 000 Kč. V krajním případě může správní orgán dokonce uložit podnikateli sankci ve formě zákazu činnosti, a to až do jednoho roku.

Povinné údaje v obchodních listinách
Obchodní společnost:
– údaj o své obchodní firmě, jak je zapsána v obchodním rejstříku,
– identifikační číslo a adresa, kde je umístěno její sídlo,
– v jakém oddíle a pod kterou vložkou je v obchodním rejstříku vedena, včetně uvedení příslušného soudu.

Podnikající fyzická osoba nezapsaná v obchodním rejstříku:
– jméno a příjmení, včetně dodatku nebo dalšího značení, pod kterým podniká,
– místo podnikání,
– identifikační číslo a rovněž informace o zápisu v živnostenském rejstříku nebo jiné zákonné evidenci, ve které je veden (např. daňoví poradci v seznamu daňových poradců apod.)

zdroj: Ekonom